Digital visual management tooling vergelijking voor je 'virtuele' Obeya
Digital Obeya — Leading with Obeya
Waarom is een virtuele Obeya relevant voor jou?
In een wereld vol e-mails, berichten en meetings kan het voelen als een wervelwind van chaos. Daar komt het concept van een digitale Obeya om de hoek kijken: een baken van structuur in de stormachtige zeeën van samenwerking op de werkvloer.
Het gaat niet alleen om het gebruik van digitale tools. Het gaat om het vormgeven van een ruimte waar teams problemen kunnen aanwijzen, samen aan oplossingen kunnen brainstormen en beslissingen kunnen nemen op basis van realtime informatie.
Werken met Obeya bespaart iedereen tijd en energie omdat er aanzienlijk minder tijd opgaat aan meetings en e-mails. Dit proces is cruciaal voor organisaties die willen slagen, omdat het ieders inspanningen richt op het effectief uitvoeren van de bedrijfsstrategie.
Omdat de Obeya rond het team draait, zijn de effecten meestal het sterkst als het team daadwerkelijk de ruimte kan binnenlopen en daar het werk kan doen. Maar dit is niet altijd mogelijk of wenselijk.
Er zijn drie goede redenen waarom je op zoek bent naar een digitale Obeya in plaats van een fysieke big room:
Geen fysieke ruimte
Er is geen fysieke ruimte beschikbaar.
Verspreide teams
Het team werkt niet op dezelfde locatie of zelfs niet in dezelfde tijdzone.
Digitale voorkeur
Er is een voorkeur voor digitaal, met de mogelijkheid om andere digitale systemen zoals dashboards in de Obeya te integreren.
Om het interessanter te maken: sommige teams kiezen voor een hybride vorm. Geniet van de voordelen van zowel een fysieke Obeya bij samenwerken op kantoor, als de virtuele Obeya wanneer het team remote werkt of buiten kantooruren.
Hoe je het ook aanpakt, je hebt een digitale visual management tool nodig voor je visueel management. Tools die dat voor je kunnen doen zijn het onderwerp van deze vergelijking.
Omdat deze tools precies daar beginnen, een whiteboard met niets erop, heb je templates nodig om in die lege ruimte een echte Obeya op te bouwen. Daarvoor kun je onze Leading with Obeya (LWO) Virtual Obeya Templates bekijken. Deze templates zijn handig omdat ze er hetzelfde uitzien en hetzelfde werken, of het nu op een fysieke of een virtuele Obeya is.
Wat we in deze vergelijking hebben gedaan, is de Leading with Obeya templates testen op de verschillende tools en de ervaringen die we hadden met je delen.
De juiste tool kiezen voor je virtuele Obeya
We hebben 9 categorieën geïdentificeerd waarvan wij denken dat ze essentieel zijn voor je visual management tool bij het opzetten van een virtuele Obeya. We hebben topkandidaten als Microsoft Whiteboard, Miro, Mural, iObeya, Conceptboard en FigJam geanalyseerd en op elk van de 9 categorieën onze ervaring gerapporteerd.
We zien dat elke tool iets waardevols te bieden heeft en we willen lezers informeren over deze unieke eigenschappen. Het doel van het onderzoek is lezers te helpen een onderbouwde keuze te maken over welke Digital Obeya tooling past bij hun doel, context en behoefte.
Core features
Welke kernfuncties zijn aanwezig voor online whiteboarding en visuele samenwerking?
User interface & experience
Wat ziet en ervaart de gebruiker tijdens de interactie met de tool?
Facilitatie
Welke facilitatie features zijn aanwezig die het gesprek en de samenwerking ondersteunen?
Content integratie & interactie
Hoe makkelijk kan de gebruiker content toevoegen, bewerken en ermee interacteren?
Security & data management
Hoe veilig en compliant is de tooling? Welke flexibiliteit in (data) hosting is beschikbaar?
Content management
Hoe organiseer en gebruik je content in je Obeya, zodat (nieuwe) gebruikers de context gemakkelijk begrijpen?
AI ondersteuning
Welke AI features zijn beschikbaar die je leven makkelijker maken?
Gebruikers- & toegangsbeheer
Welke opties zijn er om gebruikers toe te voegen en uit te nodigen?
Conferencing & meeting integratie
Welke geïntegreerde communicatiefeatures zijn aanwezig? Welke integraties met de grote conferencing software zijn beschikbaar?
De winnaars per categorie
In de onderstaande tabel vind je de categorieën waarop we de tools hebben gescoord en de uitkomsten. Het laat zien dat elke tool zijn eigen sterke en zwakke punten heeft. Des te belangrijker om voor jezelf uit te zoeken wat voor jou belangrijk is in een online whiteboard tool.
| Categorie | 🥇 Eerste | 🥈 Tweede | 🥉 Derde |
|---|---|---|---|
| Online whiteboarding & visuele samenwerking | Miro | Mural | FigJam |
| User interface & experience | Miro | Mural | FigJam |
| Content integratie & interactie | iObeya | Miro | Mural |
| Security & data management | iObeya | Conceptboard | Mural |
| Content management | Mural | FigJam | Miro |
| AI ondersteuning | Miro | FigJam | Mural |
| Facilitatie | Mural | Miro | iObeya |
| Conferencing & meeting integratie | Mural | FigJam | Miro |
| Gebruikers- & toegangsbeheer | Miro | Mural | FigJam |
Conclusies toegelicht
Laten we de conclusies per categorie doorlopen en wat verder toelichten hoe deze tools op hun plek terechtkwamen.
Online whiteboarding & visuele samenwerking
Miro neemt de leiding en biedt een uitgebreide whiteboarding ervaring. Mural staat tweede met een dynamische toolset, terwijl FigJam de derde plek pakt met interactieve brainstormsessies.
User interface & experience
Miro staat bovenaan met een clean, gebruiksvriendelijke interface. Mural volgt met een intuïtief design en FigJam wordt derde — digitale samenwerking toegankelijk en aantrekkelijk maken.
Content integratie & interactie
iObeya blinkt hier uit, vooral met de mogelijkheid om Power BI dashboards te integreren en grafieken realtime bij te werken vanuit SharePoint data, zodat beslissingen op basis van de meest actuele informatie kunnen worden genomen. Miro en Mural presteren ook sterk met hun krachtige content integratiefeatures.
Security & data management
Met uitstekende data management opties lopen iObeya en Conceptboard voorop, vooral voor wie on premises hosting nodig heeft. Conceptboard valt ook op door zijn specifieke EU gerichte hostingoplossingen en compliance. Mural is een solide derde optie.
Content management
Voor het goed georganiseerd houden van content biedt Mural een unieke building block bibliotheek. De Figma integratie van FigJam is ook uniek, maar ervaring met Figma is wel vereist. Miro biedt eveneens gestructureerd content management en pakt de derde plek.
AI ondersteuning
Miro is koploper met geavanceerde AI ondersteuning, FigJam volgt met creatieve AI tools en Mural pakt de derde positie.
Facilitatie
Mural en Miro onderscheiden zich door hun facilitatie superkrachten: ze verbeteren teamwerk en samenwerking met features zoals content tijdens sessies verbergen en onthullen en reageren op elementen. iObeya maakt de top drie compleet.
Conferencing & meeting integratie
Bij naadloze integratie met conferencing tools nemen Mural en FigJam de bovenste plekken in, met Miro die het podium completeert.
Gebruikers- & toegangsbeheer
Miro, Mural en FigJam maken het uitzonderlijk makkelijk voor teamleden om aan te sluiten en samen te werken binnen de digitale Obeya ruimte.
Doorslaggevende factoren om de juiste visual management tool te kiezen
Naast functionaliteit zijn er belangrijke aspecten om mee te wegen in je selectieproces. Denk bijvoorbeeld aan beperkingen vanuit het bedrijfsbeleid of het beschikbare budget bij de keuze van de juiste tool.
Private cloud opties
Sommige organisaties hebben beleid dat gebruik van public cloud beperkt. In dat geval is het nuttig om naar private cloud opties te kijken. iObeya en MS Whiteboard krijgen een pluim voor het bieden van private cloud opties, wat dataprivacy en vertrouwelijkheid versterkt.
On premises hosting
Sommige organisaties hebben de behoefte om eigen servers te gebruiken. iObeya en Conceptboard bieden de waardevolle optie van on premises hosting, voor bedrijven met strikte compliance en security eisen.
Gratis toegang
Wil je online whiteboarding en delen van een virtuele Obeya gebruiken en ermee leren werken zonder te betalen? Microsoft Whiteboard valt op omdat het zonder extra kosten beschikbaar is bij Office 365 abonnementen.
Kostenperspectief
Een extra tool toevoegen brengt extra kosten met zich mee. Voor teams en organisaties die willen starten maar beperkt zijn in opties vanuit kostenperspectief vonden we het volgende: voor teams die Figma al gebruiken is FigJam een kostenefficiënte oplossing dankzij de naadloze integratie met het designplatform.
Obeya webinars
Een tool is zo goed als het team dat het gebruikt. Als leren en ontwikkelen in het gebruik van een virtuele Obeya belangrijk voor je is, kunnen we de volgende twee aanbevelen: iObeya en Conceptboard onderscheiden zich door webinars aan te bieden die dienen als bron om je kennis over Obeya en digitale tooling uit te breiden.
Integratie met fysieke touchscreen hardware
Dit onderzoeksonderwerp wacht op toekomstige verkenning. Neem gerust contact op als je geïnteresseerd bent!
Enterprise visual management systeem
iObeya wordt apart genoemd vanwege de unieke mogelijkheid om informatie live te synchroniseren tussen alle digitale Obeyas, een belangrijk kenmerk voor managementsystemen op enterprise niveau.
5 manieren om je te helpen starten met je virtuele Obeya
We nodigen organisaties uit om in ons uitgebreide onderzoek te duiken en hun online samenwerkingstool te optimaliseren voor het verbeteren van strategie executie. Door een digitale Obeya te omarmen, verbeteren organisaties in probleemontdekking, gezamenlijk problemen oplossen, onderbouwde besluitvorming en continue verbetering. Allemaal cruciaal om kampioen te worden in de snelle zakelijke wereld van vandaag. Hieronder 5 manieren om aan de slag te gaan met je Digital Obeya.
-
1
Begin met wat je hebt. Je gebruikt waarschijnlijk al digitaal visual management! Begin er gewoon mee in de volgende meeting. Denk aan strategiedocumenten, kwaliteitsrapporten of een Kanban bord. Zet ze op het scherm tijdens de volgende meeting en ervaar hoe het de conversatie beïnvloedt.
-
2
Ondersteun het gesprek met visualisaties. Sluit je meeting af met de reflectievraag: welke informatie kunnen we de volgende keer visualiseren om sneller tot een beslissing of actie te komen?
-
3
Best practices binnen het bedrijf. Werk je in een grotere onderneming en wil je starten met een Digital Obeya? Onderzoek dan of er al visual management tooling wordt gebruikt door andere afdelingen. Zo ja, dan is dat een mooie kans om van elkaar te leren.
-
4
Obeya Go and See. De beste manier om over Obeya te leren is een echte Digital Obeya gaan bekijken. Neem contact op met andere bedrijven die al een Digital Obeya gebruiken. Ze zijn vaak enthousiast om je te inspireren en te informeren over hun Obeya reis en geleerde lessen. Neem contact met ons op als je via ons LWO netwerk bedrijven wilt bezoeken!
-
5
Bezoek tooling demonstraties. Heb je visual management tooling nodig? Vraag een demo aan bij de leverancier en/of bezoek hun (gratis) webinars om te zien en leren hoe het product werkt en gebruikt wordt voor Digital Obeya doeleinden.
Meer documenten
Wil je leren hoe je managementvraagstukken oplost met een virtuele Obeya?
Sluit je aan bij Leading with Obeya en geef je strategie executie een nieuwe vorm. Met een virtuele Obeya synchroniseert je team inspanningen, vergroot het transparantie en innoveert het samen voor collectief succes.
Voor begeleiding bij hoe digital visual management tooling en het opzetten van een virtuele Obeya je workflow stroomlijnen en je business focus aanscherpen, neem contact op met onze experts via digitalobeya@leadingwithobeya.com
Over de auteur
Bertus Groenewegen is Product Owner Digital Obeya bij Leading with Obeya. Met zijn achtergrond in IT en zijn passie voor continue verbetering wil hij mensen in staat stellen om een onderbouwde keuze te maken over welke Virtual Obeya tool past bij hun doel en organisatiecontext, om sámen strategie executie te realiseren!
Disclaimer & bronnen
Disclaimer:
- Leading with Obeya is een onafhankelijke organisatie en dit artikel is opgesteld zonder sponsoring.
- Leading with Obeya heeft geen voorkeur voor tooling.
- Het Full Research PDF slidedeck dient als gedetailleerd overzicht om de lezer te informeren en dient ook als bewijs (indien screenshots gemaakt kunnen worden).
- Voor features waarvan geen screenshots gemaakt kunnen worden, worden url's naar het product/de leverancier verstrekt.
- Als er onjuiste informatie wordt getoond is dat volledig onbedoeld. De snelheid van ontwikkeling van tooling gaat hard en heeft dit onderzoek zelfs een paar keer ingehaald.
Credits:
- Vorig artikel LWO Virtual Obeya – tooling comparison (2020)
- Microsoft Whiteboard — https://www.microsoft.com/nl-nl/microsoft-365/microsoft-whiteboard/digital-whiteboard-app
- Miro — https://miro.com/ – Met dank aan Nicole Kurek en het Miro Marketing Team.
- Mural — https://www.mural.co/ – Met dank aan Wout Hermans!
- Conceptboard — https://conceptboard.com/ – Met dank aan Felicitas Hilge!
- iObeya — https://www.iobeya.com/ – Met dank aan Olav Maassen!
- FigJam — https://www.figma.com/figjam/
Wil je leren hoe je managementvraagstukken oplost met een virtuele Obeya?
Onze experts denken graag mee, van toolkeuze tot een volledig ingerichte (digitale) Obeya.
Neem contact op