Wat is een Obeya-ruimte?

In een Obeya-ruimte komen teams samen om strategische doelen te bespreken, voortgang te volgen en direct actie te ondernemen. Net zoals een cockpit in een vliegtuig, biedt de Obeya-ruimte een volledig overzicht van alle cruciale informatie die nodig is voor het nemen van snelle en goed geïnformeerde beslissingen. Deze centrale ruimte fungeert als een visueel en operationeel commandocentrum, waar alle relevante data op een duidelijke en gestructureerde manier wordt gepresenteerd.

De ruimte is uitgerust met visuele managementborden die de voortgang van projecten en prestaties overzichtelijk weergeven. Dit zorgt ervoor dat eventuele problemen of afwijkingen snel zichtbaar worden, zodat ze direct kunnen worden aangepakt. Door deze transparantie kunnen teams sneller reageren en problemen oplossen voordat ze escaleren. Bovendien zorgen de borden ervoor dat alle betrokkenen continu op de hoogte zijn van de actuele status van lopende zaken.

De structuur van de Obeya-ruimte is gericht op het bevorderen van directe communicatie en samenwerking. De opzet moedigt open dialoog aan, waardoor teamleden snel en effectief kunnen afstemmen. Dit helpt om iedereen op dezelfde pagina te houden, wat cruciaal is voor het efficiënt werken aan gemeenschappelijke doelen. Zo wordt de Obeya-ruimte niet alleen een plaats van overleg, maar ook een krachtige tool voor het realiseren van strategische doelstellingen.

Van strategie naar uitvoering in slechts 5 stappen

Een goed ingerichte Obeya-ruimte is opgedeeld in verschillende secties, elk met een specifieke focus. Deze indeling helpt teams om hun werk gestructureerd aan te pakken en hun voortgang duidelijk te visualiseren:

1. Strategische richting: Dit gedeelte van de ruimte is gewijd aan de lange termijn doelen en strategieën van de organisatie. Hier zie je de visie en missie vertaald naar concrete doelen.
2. Prestaties: Hier worden de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) gevolgd. Dit helpt het team om voortdurend de vinger aan de pols te houden en de voortgang richting de strategische doelen te bewaken.
3. Moeilijke problemen: Dit deel is gereserveerd voor het identificeren en oplossen van knelpunten en problemen. Door problemen hier te verzamelen, kan het team snel reageren en effectief oplossingen bedenken.
4. Plan naar waarde: In dit gedeelte wordt gewerkt aan het omzetten van strategische doelen in tactische plannen. Hier worden actiepunten geformuleerd en toegewezen, zodat iedereen weet wat er moet gebeuren om de doelen te bereiken.
5. Acteer & Reageer: Dit laatste deel is bedoeld voor de dagelijkse opvolging en aanpassing van plannen. Hier wordt de voortgang dagelijks beoordeeld en worden indien nodig direct aanpassingen gedaan.

Bepaal de grootte van je canvas

De indeling van je Obeya wordt weergegeven op een bord dat is opgebouwd uit rijen en kolommen. Elke kolom bestaat uit negen rijen met het formaat van een A5-pagina. Voor elk onderdeel, zoals de Strategische richting, bepaal je zelf het aantal benodigde kolommen. Alle kolommen samen vormen het canvas van je Obeya. Kom je ruimte tekort, dan kun je eenvoudig het aantal kolommen uitbreiden. Deze flexibele aanpak zorgt ervoor dat je Obeya-ruimte altijd meegroeit met de behoeften van je team.

Mobiel of vast

Bij het kiezen van een geschikte ruimte voor je Obeya moet je beslissen of je een vaste of mobiele opstelling wilt. Een vaste ruimte, zoals een vergaderruimte, biedt de voordelen van continuïteit en beschikbaarheid. Hier kun je borden aan de muur bevestigen of gebruikmaken van verplaatsbare borden zoals de Mobile Pro. Heb je echter te maken met een gedeelde ruimte die door verschillende teams gebruikt wordt, dan kan een mobiele opzet handiger zijn. Na gebruik kun je deze in elkaar schuiven en opbergen, waardoor de ruimte flexibel inzetbaar blijft voor anderen.

Kies voor transparantie

De kracht van een Obeya-ruimte ligt in de transparantie die het biedt. In organisaties waar de Obeya op managementniveau wordt ingezet, is gebleken dat medewerkers van alle niveaus de ruimte inlopen om mee te kijken naar besluitvorming, processen en deadlines. Deze openheid heeft geleid tot een grotere gedeelde verantwoordelijkheid binnen de organisatie. Door iedereen inzicht te geven in de voortgang en uitdagingen, creëer je een cultuur van openheid en samenwerking, wat de prestaties van het hele team ten goede komt.

Start gewoon, leer en groei

Het belangrijkste bij het opzetten van een Obeya-ruimte is om gewoon te beginnen. Wacht niet op het perfecte moment of de perfecte opzet, want in de praktijk loopt het altijd anders dan gepland. Door te starten, leren teams wat voor hen werkt en wat niet, waardoor de methodiek organisch kan groeien binnen de organisatie. Zorg er daarom voor dat je Obeya-ruimte flexibel genoeg is om met die ontwikkelingen mee te groeien. Een systeem zoals de Mobile Pro biedt de benodigde flexibiliteit en schaalbaarheid om je Obeya-ruimte continu aan te passen aan de behoeften van je team.